В «Браво Софт» в конце 2021 года обратился руководитель одной крупной компании. У него было ясное понимание, что существуют риск получения штрафов от надзорных органов из-за несоответствия НТД действующему законодательству. Сфера деятельности нашего клиента узко специализирована – в области производства уплотнительной техники и торцовых уплотнений.
Основная
проблематика
Руководство компании понимало, что получить штрафы от комиссий и надзорных органов из-за несоответствия НТД вполне реально, ведь сотрудники отделов тратили в среднем 30–60 минут на поиск и актуализацию документов, пользуясь ненадежными интернет-ресурсами. Фактически это означало отсутствие актуальных НТД, отсюда – риск получить штрафы в размере от 20 000 до 80 000 руб. за нарушение федерального закона (ТР ТС 022/2011, ФЗ № 116, ФЗ № 112, ТК РФ, КоАП РФ и др.) и назначение повторных проверок.
Наши специалисты собрали всю необходимую информацию, выявили проблематику и факторы, ее образующие, и подобрали решение на основе профессиональной системы в области нормативно-технической документации предприятий.
Как
и что удалось решить клиенту?
Основные проблемы клиента заключались в том, чтобы сократить время,затрачиваемое сотрудниками на неблагодарную работу по постоянному поиску и актуализации нормативной документации – ГОСТов, ТУ, СТО, исключить риск получения штрафов от 20 000 до 80 000 руб., качественно подготовиться к проверкам. К тому же руководство планировало заключить договора с крупными заказчиками, но они не осуществлялись из-за того, что Интернет не является легитимным источником, соответственно, уровень доверия крупных заказчиков был невысок.
Поиск документов и актуализация НТД
ранее проводились силами сотрудников каждого отдела с использованием
Интернета, что занимало до 60 минут по каждому документу, к тому же сотрудники
не были уверены в качестве и достоверности найденных НТД. После внедрения
профессиональной системы сотрудникам удалось освободить
до 30% рабочего времени и использовать его на первостепенные задачи.
Теперь специалисты за 5 минут могли
находить необходимые инструкции со всеми изменениями и дополнениями.
Для руководства это означало соответствие всем требованиям потенциальных заказчиков, работу с легитимным источником информации, наличие временного ресурса сотрудников на заключение новых договоров с крупными заказчиками и, как следствие, увеличение прибыли.
Основная проблема директора – риск получения штрафов из-за несоответствующей НТД – была сведена к минимуму. Ранее они закладывали в резервный фонд сумму на случай получения штрафных санкций. Был исключен фактор использования недостоверных источников, а документация стала полностью соответствовать действующему законодательству, удалось устранить претензии со стороны проверяющих органов и сэкономить на возможных штрафах от 20 000 до 80 000 руб. (на одной проверке).
Отметим еще один положительный момент: сотрудники приобрели возможность проконсультироваться у наших экспертов – Линии профессиональной поддержки. Консультации предоставляются бесплатно на всём протяжении пользования системой. Так вот, с ее помощью специалисты могли задать вопрос эксперту и получить четкий развернутый ответ с разъяснениями и ссылками на действующее законодательство. Это позволило клиенту существенно сэкономить на обращении за сторонними платными консультациями.
Какие выгоды получил наш
заказчик?
Главная цель нашего сотрудничества была достигнута. Вот что в
итоге получили руководители:
● экономию до 30% рабочего времени отдела за
счет сокращения времени поиска, актуализации НТД с 60 до 5 минут на один
документ;
● минимизацию рисков
получения предписаний и штрафов от 50 000–80 000 до 0 руб.;
● легитимный источник информации в одной
системе;
● больше времени на решение стратегически важных
задач по заключению новых
договоров с крупными заказчиками и потенциальное увеличение прибыли компании;
● уверенность в достоверности информации и спокойствие.
«Браво
Софт» более 30
лет помогает
предприятиям быть конкурентоспособными и устойчивыми на рынке. Мы создаем и
внедряем профессиональные системы для работы с нормативной и технической
документацией в цифровом виде.