Профессиональные справочные системы для специалистов
30.05.2022
Как перестать вручную обрабатывать нормативно-техническую документацию? Мнение от экспертов.

Знаем, по своему профессиональному опыту, что многие специалисты, руководители технических отделов на предприятиях по-старинке занимаются ручной обработкой документов. Большинство идут на форумы в Интернет либо ищут изменения в нормативных документах в онлайн-версиях правовых сайтов. Но никто не говорит о возможностях современных справочных систем и в чём их сила.

Если Вам приходится актуализировать изменения в законодательстве вручную - не будем подробно расписывать, чем чреват такой способ. Полагаем, риски по использованию недостоверной информации и временные затраты на сверку актуальных НТД Вы уже измеряли: специалисты тратят на это минимум 2-3 часа в день, откладывая более важные задачи.

 Даже если компания использует в своей работе небольшой объем документов, их приходится проверять довольно часто — стандарты и регламенты меняют «без предупреждения».

 Где обычно проверяют актуальность документа:

       в правовых базах — но они предназначены для юристов и в них нет всего объема специальной документации;

       в интернете — есть риск не найти актуальную версию или довериться ненадежному источнику;

       в архиве (если он есть) — сотрудники архива раз в месяц 5-6 дней посвящают актуализации всей базы документов, но по закону подлости проверка является в момент, когда «раз в месяц» в архиве ещё не наступил.

Законодательство требует, чтобы компании были обеспечены актуальной нормативно-правовой базой в каждой отрасли. Допустим, вы заказали изменившийся документ в ЦСМ, но ещё не успели его получить, а на предприятие пришла проверка. Инспектор фиксирует, что в компании НТД не соответствуют действующим нормативам. Дело может дойти до штрафов, возможно даже приостановку деятельности, до момента исправления ситуации. 

Зачем Вам профессиональные справочные системы?

Считать справочную систему лишним звеном в бюджете - заблуждение многих руководителей. Современные системы- как тот же мобильный гаджет, Вы же не задумываетесь о том стоит ли его покупать, потому что это современная технология, она улучшает нам повседневные задачи. Так и справочная система - это не просто привилегия для специалистов, чтобы найти нужные документы и облегчить труд, это современное решение и альтернатива ручной работе “с бумажками”.

По оценкам наших специалистов, технические специалисты тратят порядка 30% рабочего времени на работу с документами - поиск, сравнение старой и новой редакции, покупка актуальной документации, разработка внутренней формы документа. Согласитесь, что это непозволительно много для сегодняшнего века цифровых технологий.

Что могут профессиональные справочные системы?

Сила таких систем, в том, что:

Во-первых, в системе более 20 млн. документов и они обновляются автоматически. Вы перестанете перерабатывать огромный пласт информации с разных источников, получая только готовую достоверную информацию и сразу применяете в работе.

Во-вторых, это быстрый переход от бумажных носителей и устранение ручной работы с документами, переход на автоматизированные процессы - поиск, актуализацию документов, исправления во внутренней документации. И все это в одном инструменте, который доступен с любого устройства и в любой момент, где есть Интернет.

В-третьих, пользоваться системой могут несколько человек одновременно, из разных подразделений. Таким образом, все сотрудники работают в едином информационном пространстве с цифровыми документами.

В- четвертых,система гарантирует актуальность нормативно-технической базы и сигнализирует об изменениях в важных для вас документах, следит за тем, чтобы внутренняя документация соответствовала обновляемым стандартам.

Какие разделы есть в профессиональных справочных системах?

Системы отличаются между собой по отраслям деятельности предприятий. Сейчас существует узконаправленные системы, практически под все специальности на предприятии, например для строительной сферы, для конструкторов и инженеров, для лабораторий и метрологов, главных инженеров,  охраны труда, промышленной безопасности, экологов и многих других.

В разных системах свой уклон, зависит от круга задач специалистов, которые трудятся в той или иной сфере. Но общие черты - это:

      база НТД, порядка 20 миллионов единиц документации

      нормы, правила, стандарты и законодательство по техническому регулированию;

      указатель стандартов России;

      стандарты Беларуси и Казахстана;

      общероссийские и межгосударственные классификаторы;

      разрабатываемые документы по стандартизации в РФ с указанием этапов и сроков обсуждения;

      новости законодательства по отраслям РФ

      образцы и формы документов по узким отраслям деятельности

       подготовка к аудитам и проверкам гос. органов

Как системы гарантируем актуальность и полноту текстов документов:

  1. Проводится трехкратная сверка нормативных и правовых документов с оригиналом при включении в базу, чтобы исключить любые ошибки и расхождения.
  2. Каждый день проверяется наличие новых документов и обновлений по существующим. Для этого заключаются прямые договора с первоисточниками (НЦТД, СтандартИнфо, Росстандарт, институты, которые на основе законодательства разрабатывают ГОСТы), что необходимо уточнять при подборе системы.

Какие виды поиска документов есть в профессиональной системе?

Вот некоторые возможностям поиска документов:

  1. Атрибутный поиск - когда есть понимание какой документ нужен, можно найти по дате принятия, номеру документа, по частичному названию.
  2. Интеллектуальный поиск - умный поиск работает схоже с алгоритмами поисковиков, можно ввести часть фразы или слово и система сама подберет и выдаст все варианты, которые совпали.

Если не получается найти в базе нужный документ — всегда можно обратиться к персональному менеджеру:

      за 2 минуты найдем документ по известным атрибутам;

      за 2 часа подберем комплект тематических документов из нашей библиотеки;

      помогаем с поиском редких документов, например, по авторским или международным стандартам ASTN, ISO.

 Такая система страхует руководителя отделов, самостоятельных специалистов от рисков: помогает строго следовать требованиям отраслевого законодательства и отстаивать свою правоту на проверках госорганов и аудитах.

 И самое главное - вы обеспечены всей необходимой информацией, и это напрямую влияет на качество вашей работы. Кроме того, освободившись от необходимости поиска и актуализации документов, освобождается больше времени для решения своих прямых задач, а руководитель “освобождает руки” от рутины и занимается стратегическими вопросами.

 Внедрение профессиональной справочной системы заметно увеличивает эффективность работы всей компании.

Мы в «Браво Софт» уже 29 лет внедряем и поддерживаем работу справочных систем в компаниях самых разных отраслей.

Узнайте,  как поможет система в решении Ваших задач.

Оставьте заявку либо напишите нам  help@bravosoft.nnov.ru

Яндекс.Метрика